1Objet
Les présentes CGU encadrent l’accès et l’utilisation de la plateforme EasyDevis, outil métier qui automatise :
- la lecture de cartes de mutuelle (DataMatrix + reconnaissance de champs) ;
- la constitution et le dépôt de demandes de prise en charge (PEC) sur les portails des organismes complémentaires ;
- la réception des retours d’accords et leur rapatriement dans le logiciel métier ;
- la consultation d’un tableau de suivi (statuts, horodatages, justificatifs).
Elles s’appliquent aux Utilisateurs agissant pour le compte d’un Cabinet (au sens défini ci-après) et complètent le contrat conclu entre RM TECHNOLOGIES et le Cabinet.
2Définitions
3Entrée en vigueur — durée — modifications
Les CGU s’appliquent dès la première utilisation et pendant la durée du contrat liant RM TECHNOLOGIES au Cabinet. Elles peuvent être mises à jour (conformité légale, sécurité, évolutions) avec information raisonnable au Cabinet ; la version à jour prévaut.
4Description détaillée du Service & fonctionnalités
4.1 Récupération du devis
À partir d’un Devis, les champs strictement nécessaires à la demande de PEC sont lus, puis transitent par nos serveurs sans stockage applicatif.
4.2 Lecture DataMatrix & reconnaissance de champs
- Lecture DataMatrix des cartes de tiers payant ;
- OCR/IA et règles de correspondance pour pré-remplir les informations administratives utiles ;
- En cas d’ambiguïté, l’Utilisateur contrôle/corrige avant envoi.
4.3 Dépôt automatisé sur Portails Mutuelles
- Injection des données utiles via une automatisation encadrée et respectueuse ;
- Utilisation des identifiants par mandat de gestion du Tiers-Payant.
4.4 Restitution & suivi
- Récupération du justificatif (ex. n° d’accord / PDF) ;
- Retour dans la plateforme et téléchargement par l’Utilisateur ;
- Tableau de suivi (statut, date/heure, codes d’erreur).
4.5 Prérequis & compatibilité
- Accès Internet, conventionnements valides, habilitations Portails Mutuelles ;
- Les évolutions métier peuvent imposer des adaptations ; une veille est réalisée.
5Rôle des parties — RGPD / secret médical
Responsable de traitement
Le Cabinet pour les Données de ses patients.
Sous-traitant
RM TECHNOLOGIES pour l’exécution des taches administratives automatisées (art. 28 RGPD). Un DPA/ATD encadre finalités, instructions, sécurité, sous-traitants, durées, assistance, audits et sort des Données.
Le secret médical relève du Cabinet et des Utilisateurs habilités.
6Accès, comptes & authentification
- L’Utilisateur utilise ses propres identifiants ; ils restent sous son contrôle.
- Le Cabinet gère habilitations et séparation des rôles (ex. Administrateur).
- Toute utilisation non autorisée doit être signalée immédiatement au Cabinet et à RM TECHNOLOGIES (support).
7Utilisation — obligations de l’Utilisateur
- Fournir des Données exactes et licites ;
- Vérifier avant envoi la complétude des champs pré-remplis ;
- Respecter les CGU ;
- Ne pas détourner l’outil (reverse engineering, surcharge, extraction de bases, contournement sécurité) ;
- Conserver ses originaux (devis, pièces) et interpréter les résultats avec prudence.
8Support & maintenance
Support
Jours ouvrés 9h–18h (heure de Paris), via bouton de signalement et support@easydevis.io
Maintenance
Corrective/évolutive avec fenêtres planifiées. Compatibilité assurée dans des délais raisonnables.
9Sécurité, disponibilité & hébergement
Hébergement HDS : Traitements opérés en France sur Microsoft Azure (Régions Paris/Marseille).
Sécurité : Chiffrement TLS, cloisonnement, contrôles d’accès, journalisation, revues de vulnérabilités.
Données de santé : Pas de stockage applicatif persistant. Seules des traces techniques minimales sont conservées.
10Sous-traitants ultérieurs
Hébergeur : Microsoft Azure (France). Autres prestataires techniques spécialisés (monitoring, e-mail transactionnel, anti-bot, sécurité) : liste sur demande ; tout ajout/remplacement suit l’art. 28 RGPD.
11Données personnelles — RGPD
11.1 Rôles et responsabilités
Le Cabinet est « Responsable de traitement » pour les données de ses patients ; RM TECHNOLOGIES intervient en qualité de « Sous-traitant ».
11.2 Catégories de données
Données d’identification, données relatives au devis, métadonnées techniques (sans contenu médical).
11.3 Finalités
Lecture DataMatrix, injection automatisée, traçabilité et sécurité.
11.4 Base légale
Déterminée par le Cabinet (ex: exécution contractuelle, soins de santé).
11.5 Localisation
France (Azure HDS). Pas de transfert hors UE prévu.
11.7 Droits des personnes
S'exercent auprès du Cabinet. RM TECHNOLOGIES assiste le Cabinet sur instruction.
11.9 Notifications de violation
Notification au Cabinet sans retard injustifié (objectif < 48h).
12Données issues des services Google (API Google)
EasyDevis (RM TECHNOLOGIES) peut, uniquement si vous l’activez explicitement, se connecter à votre compte Google pour fournir certaines fonctionnalités. Cette section décrit les données Google auxquelles nous accédons, leur utilisation, leur partage, leur conservation et leur suppression.
12.1 Données Google auxquelles nous accédons
- Identité de base (openid, userinfo.email, userinfo.profile) : adresse e-mail, nom et photo de profil — pour l’authentification (« Se connecter avec Google ») et pour identifier la boîte mail connectée.
- Gmail (gmail.readonly, gmail.modify, gmail.send), si vous connectez votre boîte Gmail : lecture des e-mails entrants strictement pour détecter et rattacher les réponses des mutuelles / prises en charge (PEC) ; envoi d’e-mails professionnels (devis, relances) en votre nom ; marquage (lu/non-lu, libellés) des messages traités.
- Google Agenda (calendar.readonly, calendar.events.readonly), si vous connectez votre agenda : lecture de vos événements pour afficher les rendez-vous patients dans l’application.
12.2 Utilisation
Ces données sont utilisées exclusivement pour fournir les fonctionnalités que vous avez activées (connexion, envoi/réception d’e-mails liés aux devis et PEC, affichage des rendez-vous). Nous n’utilisons jamais ces données à des fins publicitaires, ne les revendons pas et ne les exploitons pas pour entraîner des modèles d’IA généralistes.
12.3 Partage
Nous ne vendons ni ne divulguons vos données Google à des tiers. Elles ne sont partagées qu’avec les sous-traitants strictement nécessaires à l’exploitation du service (hébergement Microsoft Azure — France ; prestataires techniques d’envoi/réception d’e-mails), encadrés par des accords conformes à l’article 28 du RGPD, et uniquement dans la limite nécessaire à la fourniture du service.
12.4 Conservation et suppression
Les jetons d’accès Google sont conservés de façon chiffrée le temps de la connexion. Vous pouvez révoquer l’accès à tout moment : (i) en déconnectant le service depuis les réglages d’EasyDevis, ou (ii) depuis votre compte Google (myaccount.google.com → Sécurité → Applications tierces). La révocation ou la suppression de votre compte entraîne la suppression des jetons et l’arrêt de tout accès. Nous ne conservons pas de copie durable du contenu de vos e-mails Gmail au-delà du traitement nécessaire au rattachement des réponses.
12.5 Utilisation limitée (Limited Use)
L’utilisation et le transfert par EasyDevis des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d’Utilisation Limitée (Limited Use).
13Conservation & preuves
Aucune persistance applicative des Données de santé. Journaux techniques pour sécurité/audit, avec durées de rétention limitées et politiques de purge.
14Propriété intellectuelle
Le Plugin, ses interfaces, modèles IA/OCR et la marque EasyDevis sont la propriété de RM TECHNOLOGIES. Le Cabinet conserve la propriété de ses contenus.
15Responsabilités
- Obligation de moyens en disponibilité/sécurité ;
- RM TECHNOLOGIES n’est pas responsable des indisponibilités des Portails Mutuelles ;
- Responsabilité plafonnée aux sommes payées sur la période en cause.
16Divers
Droit applicable : Droit français. Juridiction compétente : Siège de RM TECHNOLOGIES.